Setiap penyelenggarakan RUPS, risalah RUPS wajib dibuat dan ditandatangani oleh ketua rapat dan paling sedikit satu orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS. Penandatangani dimaksudkan untuk menjamin kepastian dan kebenaran isi risalah RUPS.
Tanda tangan tersebut tidak disyaratkan apabila risalah RUPS tersebut dibuat dengan akta notaris. Artinya risalah rapat dapat dibuat tanpa notaris atau dengan kehadiran notaris. Terkecuali untuk RUPS tertentu seperti yang diatur dalam Pasal 21 UU No. 40 Tahun 2007 tentang PT menyebut, khusus perubahan anggaran dasar harus dinyatakan dalam akta notaris berbahasa Indonesia.
Risalah yang dibuat tanpa melibatkan notaris dinamakan notulen. Namun bila pencatatan melibatkan notaris yang juga hadir saat RUPS berlangsung, biasanya judul rapat diberi nama “ Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham”. Berita acara tersebut merupakan rilis akta, maka secara yuridis cukup ditandatangani seorang notaris serta dua orang saksi pegawai notaris.
Untuk memperkuat adanya bukti RUPS, selain ditandatangani para pemegang saham dan Direksi atau Dewan Komisaris. Urutnya pertama, tanda tangan notaris, para saksi, setelah itu pemegang saham, Direksi lalu Dewan Komisaris yang hadir.
